年末の大事な仕事のひとつに、お世話になった取引先や社内への年末の挨拶メールがあります。年末年始が休みとなる企業からの連絡は特に、取引先にとって大事な情報です。
今回は例文を交えながら必要なビジネスマナーを習得し、取引先やお客様にも気持ちよく年を終えられるようなメールの書き方を解説します。
年末の挨拶メールを送るタイミングはいつ?
年末の挨拶メールはいつ送るのが適切なのでしょうか? ケースごとに解説していきます。
取引先や社外に送るタイミング
本来であれば直接伺って挨拶をするのがいいですが、年末はどの会社も忙しいため、遠方の場合はメールで挨拶をする場合があります。年末の挨拶ではありますが、社外や取引先にメールを送る時期は年末を避けましょう。各企業、年末の休みに入る前にやっておかなければならない業務があるため、挨拶と合わせて年末年始の休みを伝えておきます。
メールを送るタイミングは、年内の最終営業日から1週間前から3日前までには送るのがベストです。取引先の最終営業日を把握している場合は、先方の営業時間に合わせて送ります。余裕を持って送ることで、問い合わせや納品などの用件でも急ぐことなく業務を行えるでしょう。
先方から送られてきた場合は、なるべく早めに返信をしましょう。本来であれは自分から先に送る方が好ましいですが、連絡をいただいたら、日頃の感謝と、自社の連絡事項を伝え、スピーディーに対応しましょう。
社内の上司や先輩に送るタイミング
同じ社内の上司や先輩であれば、業務に関わる連絡ではなく、一年のお礼を伝える挨拶のため、最終営業日の当日に送ります。相手がメールを読めるように、お昼までにはメールを送りましょう。
メールの返信が遅れてしまった場合は休業期間に送るのではなく、年始の営業を開始したら新年の挨拶メールとして送りましょう。内容は年末の挨拶と同様に、エピソードを交えながら文章を構成します。新年に送る場合は必ず、1月7日までに送りしましょう。
感謝の気持ちを伝えるためのポイントとは?
相手にお礼の気持ちを伝えるためにも、しっかりと感謝の気持ちを込めましょう。ちょっとしたポイントで、相手に気持ちが伝わるメールを送ることができます。
具体的なエピソードを入れ込む工夫
挨拶メールの定型文を覚えておけば、忙しい年末でも時間をかけずにメールを作成できますが、定型文をそのまま送るだけでは堅い印象になってしまいます。
自分のために送ってくれたのだと相手に伝えるには、相手に関連するエピソードを入れ込むとより印象よく感じます。しっかりと挨拶をしたうえで、追伸部分に相手を思い浮かべながら気持ちを伝えれば喜んでくれるでしょう。
例文
〇〇業務の際には、いろいろとお世話になりました。
丁寧に教えていただき、勉強させていただきました。ありがとうございます。まだまだ至らない部分もあるかと思いますが、来年はより一層精進していく所存ですので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします
配慮を持った件名やメールの構成
件名の書き方
件名はわかりやすく、見ただけで本文がどういった内容であるかを伝える必要があります。
今回の場合は、
「年末のご挨拶(△△会社〇〇花子) 」
「年末年始の営業のご案内(△△会社)」
などと件名は簡潔に、相手に内容と送り先が伝わるように書きましょう。
年末挨拶メールの基本構成
まずはメールを送る際の基本構成を覚えておきましょう。
取引先や社外向けには
・挨拶と自己紹介
・今年分の感謝とお礼
・今年の最終営業日のお知らせ
・年末年始の休業期間のお知らせ
・来年に向けての挨拶
などと簡潔に、わかりやすく必要なことを記載しておきます。
社内向けには
・今年分の感謝とお礼
・年末の挨拶
・追伸にてエピソード中心の話
と本年分の感謝をしっかりと伝えた後に、送る人に合ったエピソードを盛り込むことで、心が温まるような文章が好まれます。
年末の挨拶メールの例文と返信の仕方
社外向けの挨拶メール例文
△△商事 〇〇部
××様いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。早いもので、年末のご挨拶をさせて頂く時期となりました。本年は特段のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
来年も誠心誠意努力し、更なる向上を目指していく所存ですので、より一層のご支援を賜りますよう、弊社一同心よりお願い申し上げます。尚、当社の年末年始の休業期間は下記の通りとなっております。
休業期間 12月××日()から1月×日()年始の営業は1月×日()〇〇時となります。
社内向けの挨拶メール例文
〇〇先輩には今年も公私ともにご支援いただき、大変お世話になりました。
多大なサポートをいただき、誠にありがとうございました。 特に〇〇では、先輩にご迷惑をおかけしましたが、おかげで1年を無事に過ごすことができました。この場を借りて感謝を申し上げます。来年もご迷惑をおかけすることがあるかもしれませんが、引き続きご指導ご鞭撻のほど、どうぞよろしくお願い致します。
取り急ぎ、年末のご挨拶とさせていただきます。それではよいお年をお過ごしください。
追伸.
以前教えていただいた〇〇ですが、すごく興味深かったです。
より知識を深めたいので、また教えていただけると嬉しいです。年末挨拶メールがきた際の返信例
〇〇様 いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の××です。 先ほどはご丁寧に、年末のご挨拶をいただきまして、誠にありがとうございます。
こちらこそ、本年も〇〇様におかれましてはご愛顧賜り、厚くお礼申し上げます。来年もより一層のお付き合いを宜しくお願い申し上げます。
時節柄、ご多忙のことと存じますが、〇〇様も体調など崩されないよう、お身体にご自愛頂き、よいお年をお過ごしくださいませ。
尚、当社の年末年始の休業期間は、12月××日()から1月×日()となっております。年明けは1月×日()◯時より営業開始致します。
上記につきましてはご迷惑をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。年末年始の挨拶はスピーディーに
年末年始の休暇を心置きなく過ごすために、取引先や社内の上司には年内のうちにしっかりと自分から挨拶をしましょう。
直接会って挨拶をすることも大切ですが、気持ちのこもったメールでも十分伝わります。年末の挨拶メールは毎年必要なので、自分が伝えやすい定型文を決めて、忙しい年末でも忘れずスピーディーに送るコツを身に付けましょう。
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September 03, 2020 at 10:41AM
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